Protocolo empresarial en la empresa familiar

Con el deseo de mejorar las relaciones de la compañía y de la familia, es muy útil disponer de un protocolo empresarial debido a que es el instrumento que ayudará a que la organización y la familia empresaria se unan por un futuro en común, acatando los criterios y pautas establecidas en el protocolo.

En un protocolo se establecen las  pautas de conducta de los integrantes de la organización ante diversas situaciones, aplicadas al ámbito de los negocios con el objetivo de evitar que las relaciones generen conflictos o crisis. El protocolo empresarial no es obligatorio ni es regulado por ley, pero sí se basa en las normas legales para ser redactado y se adapta a la realidad de cada empresa.

En el caso de una empresa familiar, los integrantes familiares y no familiares han de redactar de manera consensual las reglas que aseguren que todos sepan el rol que tienen que asumir para cuidar, acrecentar el patrimonio familiar y poder legarlo a las futuras generaciones. En el protocolo se acepta el compromiso de asegurar el éxito de la familia empresaria, para conseguir rentabilidad y armonía familiar.

Funciona para regular las relaciones entre la familia empresaria y la empresa familiar, con el fin de que una no interfiera con la otra. Para eso es importante que se deje claro y anticipadamente el lugar que va a ocupar cada integrante, dentro del sistema Familia - Empresa - Propiedad.

Un protocolo empresarial debe ser:

Práctico: concentrándose principalmente en sucesos y situaciones cotidianas para no saturarlo de información con criterios para actos que raramente se van a producir en la empresa o en la familia.

Accesible: debido a que en él se establece el comportamiento de cada integrante ante diversas situaciones, todos los integrantes de la organización deberán tener fácil acceso al mismo.

Comprensible: el lenguaje utilizado para su redacción debe ser claro para evitar malentendidos y que las pautas sean fáciles de entender.

¿Qué se debe establecer en el protocolo?

Cada organización debe redactar el protocolo de forma consensual, ajustándolo a su realidad, sin embargo, estos son los puntos esenciales:

  • El organigrama de la compañía, así como el orden de cargos según cada acto. Por ejemplo, ¿en qué orden intervendrán los directores de la empresa en una junta?
  • Los logos, escudos, símbolos y demás elementos de la imagen corporativa de la empresa y las indicaciones sobre su uso.
  • Las reglas para la recepción y acompañamiento de visitas, indicando cómo se deben desarrollar y quién o quiénes deben participar en las mismas.
  • El tratamiento que se  le dará a los clientes, superiores o autoridades.
  • Los códigos de comportamiento como vestimenta, horarios o relaciones personales.
  • Las indicaciones sobre la elaboración y el envío de correo postal o electrónico, memorandos o invitaciones y pautas para la atención telefónica.
  • Las líneas generales de la comunicación corporativa, estableciendo los estilos adecuados en cada canal informativo.
  • Los obsequios que pueden entregarse durante las celebraciones.

Para establecer cada cláusula se debe realizar un ejercicio de reflexión en el que todas las partes estén de acuerdo con lo establecido, es necesario discutirlas y evaluarlas cuidadosamente para que no exista ningún inconforme ni se descuide ningún punto, puesto que todos van a firmarlo  y comprometerse a cumplirlo.

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Dirección de una empresa familiar

Puesto a que dentro de las empresas familiares se da un enlace entre empresa y familia, la dirección deberá asumir diversas obligaciones y afrontar desafíos que se suman a los retos de una empresa común, resultado de la tensión permanente entre la familia y el negocio. Por esto, es importante implementar una estructura que ponga en equilibrio estos dos factores, con procesos y determinación adecuada de roles generando expectativas comunes entre los integrantes para que cada quien realice las funciones otorgadas.

Para que la dirección sea efectiva, se deberán aplicar los conocimientos y experiencia en la toma de decisiones, entender y conocer el comportamiento de los integrantes de la organización individualmente y en grupo; y de este modo guiarlos para alcanzar los objetivos de la organización. El logro de los objetivos únicamente puede alcanzarse si los integrantes están al tanto e interesados y motivados para cumplirlos, comenzando por satisfacer sus objetivos individuales.

Asimismo, el objetivo de una buena dirección, es poner en marcha todos los planes y lineamientos establecidos durante la planeación y la organización, ver que se ejecuten de manera correcta los planes, motivar a cada integrante para realizarlos, establecer una buena comunicación y supervisar el desempeño de cada actividad.

De un buen director depende la conducta y actitud de los integrantes de la empresa, debido a que repercute en la moral de los mismos y por lo tanto en su productividad. La efectividad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, comunicación y de sistemas de control.

Algunos elementos que se deben tomar en cuenta para dirigir una empresa familiar con éxito son los siguientes:

  • Elaborar un plan de carrera para los empleados familiares y no familiares que permita desarrollar las habilidades y el conocimiento de cada uno y así aprovechar el talento existente, dándoles la oportunidad de crecer y ascender jerárquicamente en la organización.
  • Establecer un protocolo familiar mediante el que se definan reglas y principios con el objetivo de evitar diferencias, conflictos, abusos o malos entendidos dentro de los integrantes de la familia.
  • Aprender a dirigir equipos de trabajo sacando lo mejor de cada integrante, consiguiendo un buen ambiente de trabajo, siguiendo el protocolo familiar.
  • Saber delegar tareas para que cada quien se enfoque en tareas específicas, mediante estrategias que potencialicen el talento de cada persona.
  • Tomar decisiones bien informadas y analizadas enfocadas al bienestar y evolución organizacional.
  • Mantener la motivación al 100%, sin rendirse ante las dificultades o retos de cada día para poder crecer y alcanzar los objetivos de cada área del negocio. Asumir una imagen positiva ante los integrantes de la organización y contagiar esa actitud es un comienzo para motivarlos, ofrecer recompensas o méritos por el cumplimiento de metas también es una buena idea.
  • Gestionar bien el tiempo es punto básico para una dirección efectiva y se resume en lo siguiente: el tiempo es dinero, por lo tanto hay que asegurarse de que las horas que se pasen en el negocio sean horas de trabajo real.
  • Recaudar información sobre los resultados de cada integrante y del negocio en general. Para después evaluarla y en base a ella tomar decisiones fundamentadas.
  • Entender que la innovación puede ser la clave del éxito de la empresa. Tomar en cuenta las ideas de los integrantes o de uno mismo para desarrollar nuevos productos o proyectos puede ayudar a crecer el negocio.

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¿Cómo se desarrollan las empresas familiares?

Las empresas familiares grandes y pequeñas son motores de la economía mexicana. Se estima que el 90% de las empresas mexicanas tienen origen familiar. De las cuales,  la mayoría de ellas han logrado consolidarse con estructuras empresariales firmes alcanzando el éxito a través de varias generaciones.

Este tipo de empresas son aquellas constituidas sobre lazos de parentesco familiar, y en donde los miembros de la familia influyen sobre la gestión, el patrimonio y el desarrollo de la misma, con el objetivo de prevalecer en el tiempo procurando que las futuras generaciones asuman el liderazgo y el control en el negocio. Como todo negocio, las empresas familiares parten de una idea o proyecto con el fin de generar empleos y patrimonio, sin embargo, el capital y las ideas provienen de padres, hijos o hermanos y se espera que éstos participen como socios o empleados.

El proyecto siempre deberá contar con una visión a largo plazo, por esto es necesario identificar desde temprano a los integrantes que pasarán a la siguiente generación y asegurar que tengan la formación correcta, y las habilidades para realizar el trabajo, puesto que si la persona no es lo suficientemente competente podrá debilitar a la organización.

Para que la empresa consiga el éxito lo ideal es conformar una estructura empresarial, en la que todos los integrantes tengan clara su participación, debido a que incorporar familiares a la organización puede ser muy complicado, porque la contratación se suele hacer sobre bases emocionales y no estratégicas.

El desarrollo de las empresas familiares y su preservación a lo largo del tiempo se basa en un proceso de sucesión cuidadosamente planeado. El cual no solo se refiere al eventual fallecimiento de un socio, sino que tanto a los cambios en la dirección, el retiro voluntario, como a la capacitación y enseñanza de procesos de trabajo a quienes vienen detrás.

La planeación de las empresas es sumamente importante debido a que aquellas que nacen de manera poco planeada, la mortalidad es altísima. Muchas veces la falta de capital o conocimientos, así como los tropiezos al iniciar un negocio, hacen que los dueños se sientan abrumados, por lo que abandonan la idea. A las empresas familiares, además de enfrentar todos éstos problemas, se les suma la falta de políticas y lineamientos sobre lo que dueños y familiares pueden hacer o deben evitar.

Las claves para el crecimiento y desarrollo del negocio familiar, así como para su permanencia a lo largo del tiempo, es establecer la visión, misión, valores y estrategias del negocio, incluyendo sus niveles de sostenibilidad y sus prácticas éticas, sin olvidar las reglas mínimas de orden, procesos y control, donde se describan las funciones de cada quién, y se tomen medidas para evitar sorpresas, conflictos de interés y pérdidas innecesarias. Incorporándolas a un plan de proceso de sucesión para proteger los derechos de los familiares, descendientes, y futuros accionistas, asegurando un trato equitativo de todos los integrantes del grupo familiar y que el proceso sea efectivo.

No se debe olvidar que el destino del negocio no debe estar ligado a la permanencia del fundador sino a los planes para formar o ir promoviendo a futuros directores.

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