Planes de Continuidad y de Contingencia para prevenir situaciones inesperadas

Todo negocio y empresa está inevitablemente expuesto a situaciones inesperadas que pueden llegar a afectar la gestión y productividad de la misma.

 

Es por esto necesario que la Empresa Familiar pueda reaccionar adecuadamente, sin tener que acudir a la improvisación y evitar contratiempos para la actividad ordinaria del negocio.

 

Por lo cual es imprescindible implementar planes de continuidad y contingencia para establecer las normas de funcionamiento y los lineamientos que se han de seguir dentro de la empresa en tales circunstancias.

 

Plan de Continuidad de Negocio

 

Podemos definirlo como una serie de procedimientos documentados que conducen a las organizaciones a recuperar y restaurar sus funciones. Parcial o totalmente interrumpidas dentro de un tiempo predeterminado, después de una interrupción no deseada o desastre.

 

Así pues, el Plan de Continuidad (o BCP por sus siglas en inglés) se enfoca en asegurar la continuidad del negocio ante un incidente inesperado. Al redactarlo, la prioridad es no detener la productividad de la empresa, e intentar que la situación inesperada, afecte en la menor medida.

 

Un BCP debe contemplar todas las medidas preventivas y de recuperación para cuando se produzca una contingencia que afecte al negocio.

 

Beneficios de contar con un plan de continiudad:

 

  • Identifica los diversos eventos que podrían impactar sobre la continuidad de las operaciones y su impacto sobre el negocio.
  • Obliga a conocer los tiempos críticos de recuperación para volver a la situación anterior al desastre sin comprometer al negocio.
  • Previene o minimiza las pérdidas para el negocio en caso de desastre.
  • Clasifica los activos para priorizar su protección en caso de desastre.
  • Aporta una ventaja competitiva frente a la competencia.

 

Plan de Contingencia

 

Tiene como objetivo anticiparse a posibles situaciones de riesgos, de manera que si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el menor posible.

 

Igualmente, requiere detectar el nivel de dependencia que la empresa puede tener con determinadas personas clave. Y el impacto que tendría su ausencia permanente o prolongada.

 

Así pues, este plan  igualmente deberá incluir un plan de sucesión en la propiedad así como en el gobierno y la gestión de la empresa.

 

Sin embargo, el plan puede ser de mayor o menor alcance y complejidad, de acuerdo con la estructura y magnitud de la empresa.

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“LA NUEVA NORMALIDAD”

Finalmente llegó el tan esperado 1 de junio, fecha de esperanza y frustración. Esperanza para aquellos que pueden salir del encierro a trabajar y percibir un sueldo para mantener a sus familias; frustración para los que se tienen que quedar en casa en espera de que los semáforos empiecen a cambiar de color. 


Toda esta época está siendo difícil. Adaptarse a algo desconocido cuando no sabemos cómo y cuándo terminará no es fácil, estamos inmersos en la incertidumbre. Sin embargo, ha sido un tiempo en el que nos hemos acercado, a pesar de la sana distancia, a la familia, a los hijos, a los nietos, a los amigos, a los clientes y a todos aquellos que de alguna forma han estado en constante comunicación con nosotros. Nos han empezado a importar cosas que antes no lo hacían; le hemos dedicado tiempo a actividades que antes dejábamos a un lado; hemos pensado en opciones diferentes, ajenas a la rutina anterior, todo esto con el objeto de estar física y mentalmente sanos, y no será en vano, definitivamente nos ayudará para el futuro.


A pesar de la dificultad y del dolor al escuchar que gente cercana se ha ido, debemos confiar en la ciencia, apoyar y reconocer a todos aquellos profesionistas en el campo de la medicina que están al pendiente de nuestra salud. ¡Debemos ver hacia delante!


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Para aquellos empresarios que a partir del 1 de junio ya están en modo “NUEVA NORMALIDAD” les espera un gran reto: el cambio. Debemos ser conscientes de que las cosas no regresarán a como estábamos acostumbrados; esta pandemia nos llevó a modificar hábitos, establecer prioridades, definir y separar lo importante de lo urgente, planificar y administrar los riesgos, estar mejor informados, mejor comunicados, apoyarnos en nuestra gente, hacer un gran equipo que responda a los problemas, retos y oportunidades que el destino nos ha puesto enfrente. Es una gran prueba.


Dentro de nuestras familias y empresas debemos reforzar nuestro  liderazgo, buscar ser asertivos en nuestras decisiones y fortalecer a los órganos de gobierno, consejo de familia y consejo de administración, que serán el soporte hacia un nuevo rumbo. No hay que olvidar que todavía estamos en crisis y que esta no terminará en el corto plazo. Por tal motivo, deberíamos pensar, probablemente, en replantear nuestro modelo de negocios: ¿será el adecuado en los tiempos que se avecinan? Debemos planear una nueva estrategia para estar más cerca del cliente, cuidar y motivar a nuestro talento humano y crear un protocolo de crisis. Debemos, a toda costa, evitar tomar decisiones de pánico. Trabajando en  estos planteamientos saldremos más fortalecidos.


Es el momento de apoyarnos en nuestro consejo de administración; hay que reunirlo, plantearle nuestra problemática, nuestras ideas de cambio e innovación y solicitar su apoyo, acompañamiento, experiencia y sabiduría para planear conjuntamente esa “NUEVA NORMALIDAD” que solos no podremos enfrentar. Necesitamos que nos ayuden a definir que sí y que no genera valor y aprovechar al máximo los pocos recursos disponibles y trabajar arduamente en equipo… todos en un mismo equipo.


Si esto no lo hacemos hoy, ¿cuándo? Si no lo hacemos nosotros, ¿quién? Es el momento de cerrar filas con la familia; enaltecer los valores que nos han guiado durante la vida y nos han encaminado para confrontar problemas y salir adelante. Esta es la prioridad. Juntos lo lograremos. En algún momento el virus desaparecerá y nosotros permaneceremos. Finalmente venceremos y estaremos presentes en una “NUEVA REALIDAD”.


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El problema de la falta de previsión en las empresas familiares

Cualquier empresa, sea familiar o no, está expuesta a situaciones o eventos  inesperados que afectan la gestión de la empresa. Debido a esto, las familias empresarias deben ser conscientes y evitar la falta de previsión ante tales situaciones para poder solventarlas.

 

Un claro ejemplo de estas situaciones es la crisis que enfrentamos debido a la pandemia provocada por el COVID-19, su evolución y propagación. Ante la cual es necesario establecer medidas preventivas. Y encontrar la forma de continuar la operación, manteniendo la seguridad y salud de los empleados, así como la confianza de clientes e inversores.

 

Por lo tanto, es necesario que la Empresa Familiar pueda reaccionar adecuadamente. Estableciendo las políticas de previsión necesarias para evitar que la estabilidad familiar y la continuidad de la empresa se vean afectadas y no acudir a la improvisación.

 

Falta de previsión ante situaciones inesperadas

 

Las situaciones posibles incluyen:

  • Catástrofes naturales (como incendios, terremotos, inundaciones, tsunamis etc.), Incidentes de carácter regional, nacional o internacional
  • Crisis sanitarias como pandemias
  • Crisis económicas
  • Fallecimiento inesperado de colaboradores o directivos
  • Ausencia prolongada de algún empleado o directivo
  • Incapacidad por motivo de enfermedad o accidente

 

Este tipo de situaciones pueden provocar un bloqueo o paralización de la gestión de la empresa. Derivando en contratiempos para la actividad ordinaria del negocio, o un posible efecto negativo en la imagen y prestigio de la empresa frente a terceros.

 

Planes de Continuidad y Contingencia

 

Por esa razón y para que la empresa no se vea afectada por este tipo de imprevistos, es imprescindible implementar planes de coninuidad y contingencia para establecer las normas de funcionamiento y los lineamientos que se han de seguir dentro de la empresa en tales circunstancias.

 

El Plan de Continuidad debe enfocarse en asegurar la continuidad del negocio ante un incidente inesperado y el Plan de Contingencia tiene como objetivo anticiparse a posibles situaciones de riesgos, de manera que si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el menor posible.

 

Los directores en las Empresas Familiares no solamente deben ver el corto plazo, deben pensar y planear el mediano y largo plazo. Cuando se piensa en estos términos, se están fijando las bases para la subsistencia, crecimiento y desarrollo de la empresa.

 

Para lograr esto, es importante también la planificación del patrimonio familiar, mantener la propiedad de la empresa en manos de la familia y continuar el legado del fundador.

 

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